10 Merkmale, auf die Sie bei der Auswahl eines Headhunters achten sollten

Bei der Besetzung von Führungspositionen ist es auch als mittelständisches Unternehmen häufig sinnvoll, einen Headhunter einzusetzen. Denn dieser verfügt im Idealfall über Erfahrung im Personalmanagement und ist auf Branchen spezialisiert, in denen er sich sehr gut auskennt. Das heißt zum Beispiel, dass er über Trends, Gehaltsstrukturen und den Stellenmarkt in seiner Branche Bescheid weiß. Dadurch kann er die in Frage kommenden Kandidaten gut einschätzen und er weiß, wie man mit ihnen kommuniziert. Ein guter Headhunter verfügt außerdem über ein aktives Netzwerk.

Nun könnte man als Personalverantwortlicher denken, dass man dann ja nur noch einen Headhunter beauftragen muss, und schon läuft die Sache. So leicht ist es allerdings nicht. Denn schaut man sich einmal die Zahlen und Daten der Headhunter-Branche an, scheint es nicht mehr ganz so einfach zu sein, einen Headhunter zu finden, der seriös ist. Und der auch wirklich die nötige Erfahrung und Expertise mitbringt, um eine vakante Führungsposition gut zu besetzen.

Wachstumsbranche Headhunting

So hat sich die Branche in den vergangenen zehn bis zwölf Jahren in etwa verdoppelt. Laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater waren im Jahr 2020 allein in Deutschland rund 14.400 Mitarbeitende in der Personalberatungsbranche beschäftigt. Darunter waren 6.850 Berater und rund 4.000 Researcher. Die Anzahl der durch die Unterstützung von Personalberatern besetzten Positionen belief sich in 2020 dabei auf rund 65.500 Positionen.

Unseriöse Anbieter bei der Auswahl eines Headhunters vermeiden

Es gibt also offensichtlich ziemlich viele Headhunter, und die Branche verzeichnet weiterhin ein stetiges Wachstum. Dazu kommt der Umstand, dass die Berufsbezeichnungen „Headhunter“ oder auch „Personalberater“ nicht geschützt sind. Das hat zur Folge, dass sowohl unerfahrene als auch unseriöse Anbieter angezogen werden. Gerade Letztere wollen nicht selten den Personalmangel vieler Unternehmen ausnutzen und schnelles Geld verdienen. Etwa, indem sie von ihrem Homeoffice aus unzureichend qualifizierte Kandidatenprofile versenden und darauf hoffen, dass eines davon ein Treffer sein wird.

Damit Sie als Auftraggeber erkennen können, ob ein Headhunter auch wirklich kompetent und seriös ist, möchten wir Ihnen nachfolgend 10 Merkmale aufzeigen, auf die es bei der Auswahl eines Headhunters zu achten gilt.   

1 – Webseite und öffentliche Darstellung

Einen ersten wichtigen Anhaltspunkt bietet bereits die Webseite eines Headhunting-Unternehmens oder eines Beraters. Auch seine Profile und Beiträge auf Social-Media- und anderen Online-Plattformen sollte man sich anschauen. Ausschlaggebend ist in diesem Zusammenhang jedoch nicht, wieviel Content ein Headhunting-Unternehmen auf seiner Seite hat. Oder wie aktiv es auf LinkedIn oder Xing ist. Natürlich sind gute Beiträge und eine hohe Sichtbarkeit nicht schlecht, aber wichtig sind zunächst vor allem folgende Aspekte bei der Auswahl eines Headhunters:

• Wie transparent stellt sich das Unternehmen oder der Berater dar?

• Wirken Webseite und Unternehmensprofile seriös, professionell und gepflegt?

• Sind die Webseite, die Beiträge im Blog oder der News-Bereich aktuell?

• Werden die Leistungen des Headhunters klar beschrieben? Und geben die Beschreibungen auch Auskunft darüber, ob die Beratung auf Ihre Branche und auf die von Ihnen gesuchten Positionen ausgerichtet ist?  Bekommen Sie als Auftraggeber ein umfassendes Bild des Unternehmens? Können Sie einschätzen, wie der Headhunter tickt?

• Und zu guter Letzt: Gibt es Kontaktformulare und Telefonnummer, um einen Berater auch direkt erreichen zu können?

Werden die oben aufgeführten Fragen positiv beantwortet, können Sie als Auftraggeber schon einmal relativ sicher sein, dass Sie es mit einem seriösen Anbieter zu tun haben.

2 – Erfahrung

Erfahrung ist zwar nicht das allein ausschlaggebende Kriterium bei der Auswahl eines Headhunters. Doch gerade wenn es im Bereich Executive Search um die Besetzung von Führungspositionen und Stellen für hochqualifizierte Spezialisten geht, ist ein erfahrener Headhunter meist die bessere Wahl. Wenn jemand sich bereits über längere Zeit in einem umkämpften Markt behauptet hat, so hat er bisher offensichtlich einiges richtig gemacht. Und sich darüber hinaus ein hochwertiges und belastbares Netzwerk aufgebaut, ohne das es bei der Suche nach Führungskräften und Spezialisten kaum geht.

3 – Fachwissen

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines Headhunters ist neben der Erfahrung das Fachwissen. Je spezifischer Ihre Suchanforderungen sind, desto spezifischer sollte auch der entsprechende Headhunter bei seiner Suche sein. Jede Branche tickt anders, und jede hat ihre speziellen Eigenheiten und Herausforderungen. Als Auftraggeber sollten Sie deshalb sicherstellen, dass sich der von Ihnen ausgewählte Headhunter auch wirklich in Ihrer Branche auskennt. Nur so kann er die auf Ihre Bedürfnisse passenden Kandidaten identifizieren. Ein Headhunter, der wirklich Ahnung von Ihrer Branche hat, weiß, was sich hinter der Aufgabenbeschreibung einer Position verbirgt. Er kann die fachlichen Fragen im Gespräch mit den Kandidaten deshalb auch kompetent beantworten. 

4 – Kundenreferenzen

Zu guter Letzt geben natürlich auch die Kundenreferenzen Aufschluss darüber, wie erfahren und kompetent jemand als Headhunter ist. Aber Vorsicht: Stellen Sie im Erstgespräch auch sicher, dass es sich um echte Referenzen handelt. Fragen Sie beispielsweise nach den Strukturen in einem genannten Unternehmen. Lassen Sie sich Namen von Ansprechpartnern und Entscheidungsträgern nennen. Oder erkundigen Sie sich, wie viele Positionen der Headhunter in Ihrem Bereich in der Vergangenheit bereits gesetzt hat. Prüfen Sie in diesem Zusammenhang, ob die genannte Zahl realistisch ist. Auf diese Weise finden Sie bei der Auswahl eines Headhunters schnell heraus, ob Ihr Ansprechpartner sich wirklich in Ihrer Branche auskennt und mit den entsprechenden Kunden zusammengearbeitet hat.  

5 – Diskretion

Für jeden seriösen Headhunter gilt: Diskretion geht über alles. Und zwar nicht nur dann, wenn es um die Ansprache der Kandidaten geht. Sondern auch im Hinblick auf seine Auftraggeber. So kommt es zum Beispiel vor, dass eine Position besetzt werden soll, die aktuell noch von einem Mitarbeiter bekleidet wird. Hier ist natürlich Diskretion angesagt, um intern keine Unruhe zu verursachen. Und auch nach außen hin möchten Unternehmen ihre strategische Mitarbeiterplanung nicht unbedingt öffentlich machen, schon gar nicht bei ihren Wettbewerbern.

Einen Eindruck davon, ob ein Headhunter diskret ist, können Sie übrigens auch beim bereits angesprochenen Thema Referenzkunden bekommen. Natürlich ist es positiv, wenn Sie Kunden genannt bekommen, für die der Berater schon erfolgreich gearbeitet hat. Sollte er jedoch ein wenig zu auskunftsfreudig sein, könnte das darauf hinweisen, dass er es mit der Vertraulichkeit und auch mit dem Datenschutz nicht allzu ernst nimmt.

6 – Exklusivität und ehrliche Beratung 

Sobald Sie einen Headhunter beauftragt haben, arbeitet er exklusiv für Sie. Das bedeutet, dass er einem Kandidaten nicht noch eine ähnliche Stelle bei einem anderen Unternehmen anbietet. Das bedeutet aber auch, dass es ihm ein Anliegen ist, seinen Kunden ehrlich in Bezug auf die zu besetzende Position zu beraten.

Dazu gehört zweifelsohne, dass er Ihnen eine ehrliche Einschätzung zu Ihrem Auftrag gibt. Zum Beispiel sollte er Ihnen potenzielle Herausforderungen aufzeigen und keine Versprechungen machen, die er nicht halten kann.

Ein Headhunter, der Ihnen bereits für die erste Woche viele passende Kandidatenprofile ankündigt, meint es sehr wahrscheinlich mit der Erstellung eines passenden Kandidaten-Anforderungsprofils nicht besonders ernst. Und damit auch nicht mit der generellen Kundenberatung und Betreuung.

Am Anfang sollte es für ihn darum gehen, seinen Kunden und dessen Anforderungen tiefgreifend zu verstehen:

• Wie „tickt“ der Kunde, und was für eine Kultur herrscht in seinem Unternehmen vor?
• Was benötigt er im Hinblick auf die zu besetzende Stelle für eine Art Person?
• Welche fachlichen und persönlichen Kompetenzen sollte der neue Mitarbeiter mitbringen?

Ein Headhunter muss die Bereitschaft haben, sich mit solcherlei Fragen ernsthaft zu beschäftigen. Sonst wird er vermutlich auch nicht in der Lage dazu sein, den Schmerz und das Bedürfnis des Kunden so zu identifizieren, dass er eine wirklich gute Grundlage für die Kandidatensuche hat. Diese Suche sollte dann mit derselben Sorgfalt betrieben werden wie die vorherige Bedarfsanalyse.

Wenn ein Headhunter also keine intensive Analyse und Auseinandersetzung mit beiden Seiten betreibt, wird er höchstwahrscheinlich nicht erfolgreich den richtigen Kandidaten für seinen Auftraggeber finden. Er wird dann allenfalls einen Zufallstreffer landen.

7 – Methodisches Vorgehen und transparente Kommunikation

Neben Erfahrung, Fachwissen und Intuition liegt der Erfolg eines Headhunters zweifellos auch darin begründet, dass er eine klare und bewährte Vorgehenseise hat. Und dass er Sie als Kunde daran auch teilhaben lässt. Gerade im Bereich des Executive Search ist es wichtig zu wissen, nach welcher Methodik Ihr Berater vorgeht:

• Wie geht er bei der Bewerberrecherche vor?
• In welchen Zielfirmen möchte er die potenziellen Kandidaten suchen?
• Wie geht der Ident durch die Researcher vonstatten?
• Wie erfolgt die Ansprache am Arbeitsplatz, und wie werden die Interviews mit den Kandidaten durchgeführt?
• Mit welcher Methodik schätzt er die Passgenauigkeit von Kandidaten ein?

Neben Prozessschritten wie diesen sollte Ihr Berater Ihnen regelmäßige Reports und Dokumentationen schicken. Darüber hinaus sollte er eine klare und regelmäßige Kommunikation über verschiedene Medien hinweg mit Ihnen betreiben. Immer im Rahmen des Datenschutzes, aber auch immer darum bemüht, Sie als Kunde stets auf dem Laufenden zu halten.

8 – Honorar

Ein seriöser Headhunter steckt viel Aufwand und Zeit in die Suche nach den geeigneten Kandidaten für die zu besetzende Stelle steckt. Deshalb wird er sich in der Regel nicht auf ein erfolgsabhängiges Honorar einlassen. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Eine erfolgsabhängige Suche funktioniert nur dann, wenn ein Mandat möglichst schnell abschlossen werden kann. Und das wiederum bedeutet, dass der gesamte Suchprozess mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht mit dem notwendigen Maß an Aufwand und Sorgfalt betrieben werden kann.

Ein seriöser Headhunter wird deshalb auch ein Honorar mit Ihnen vereinbaren, das Sie als Auftraggeber entsprechend des Prozessfortschritts zahlen. Üblich ist etwa die sogenannte „Drittellösung“. Hier ist ein Teil des Honorars direkt bei der Beauftragung fällig. Die weiteren Zahlungen erfolgen dann jeweils nach der Präsentation von Kandidaten sowie nach erfolgter Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.

Die Höhe des Honorars selbst wird üblicherweise prozentual am Jahresgehalt der zu besetzenden Position bemessen. Dabei liegt die Bemessung im Schnitt zwischen 20% und 40%.

9 – Garantieversprechen

Wie bereits erwähnt kann ein guter Headhunter in der Regel eine hohe Expertise und Erfahrung vorweisen. Dazu steckt er viel Aufwand Sorgfalt in die Betreuung seiner Kunden und die Abwicklung seiner Mandate.

Ein weiteres Kriterium, das einen guten Headhunter ausmacht, ist das Garantieversprechen an seine Kunden. Damit untermauert er, dass er qualitativ tatsächlich hochwertig arbeitet und auch Vertrauen in seine eigene Arbeit hat. Eine solche Garantie gewährleistet dem Kunden in der Regel, dass eine Position honorarfrei nachbesetzt wird, wenn ein Kandidat seine Arbeit nicht antritt. Oder wenn das Arbeitsverhältnis während der Probezeit aufgelöst wird. Die Voraussetzung ist dabei natürlich immer, dass die Gründe dafür seriös und nachvollziehbar sind.

10 – Ihr Bauchgefühl bei der Auswahl eines Headhunters

Neben all den aufgeführten Punkten darf ein Aspekt nicht zu kurz kommen, wenn es um die Auswahl eines Headhunters geht: Ihr Bauchgefühl. Achten Sie deshalb bereits beim ersten Gespräch genau darauf, wie Ihr Gesprächspartner kommuniziert. Berät er Sie und gibt er Ihnen ehrliches Feedback? Oder haben Sie den Eindruck, dass er Ihnen einfach nur etwas verkaufen will?

Ein guter Berater möchte ein Unternehmen erst gut kennenlernen, bevor er sich an die Arbeit macht. Dafür sollte er sich Zeit nehmen und lieber eine Frage mehr stellen als eine zu wenig. Am besten machen Sie sich während dieser ersten Unterhaltung immer wieder bewusst, dass der Headhunter, mit dem Sie gerade sprechen, bei der Kandidatensuche ihr Unternehmen repräsentieren wird.

Ihr Headhunter ist der erste Kontakt, den potenzielle Kandidaten im Hinblick auf eine Position in Ihrem Unternehmen haben. Und diesen berühmten „ersten Eindruck“ sollten Sie definitiv in die Hände einer Person legen, bei der Sie neben aller nachgewiesenen Kompetenz auch in menschlicher Hinsicht das gute Gefühl haben, dass sie zu Ihnen passt. Und dass sie Ihnen die Führungs- oder Expertenpersönlichkeit vermitteln kann, die Ihr Unternehmen bereichert und es weiter nach vorne bringen kann.