Internationale virtuelle Teams leiten – Herausforderungen und Tipps

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist es für viele Unternehmen normal, internationale virtuelle Teams zu haben. Bei ihrer Leitung gibt es allerdings so manche Dinge zu beachten.

Herausforderungen als Teamleiter

In internationalen virtuellen Teams hat der Teamleiter besondere Aufgaben und Herausforderungen zu bewältigen, die bei Teams vor Ort nicht gegeben sind, dazu gehören unter anderem folgende:

• Eine der größten Herausforderungen sind die Einschränkungen in der Kommunikation – der negative Einfluss der räumlichen Entfernung sollte deshalb nicht unterschätzt werden, und es liegt in der Verantwortung des Leiters, dies zu erkennen.
  
  
• Der Mangel an Transparenz ist eine weitere Herausforderung, da es schwieriger ist, die jeweilige Leistung der Mitarbeiter zu überprüfen. Die Tatsache, dass eine mögliche Inkompetenz oder die Untätigkeit einzelner Teammitglieder weniger leicht zu erkennen sind, führt oft zu kontrollierendem Mikromanagement. Und das steht wiederum der erwünschten Coaching-Funktion des virtuellen Teamleiters entgegen.
  
  
• Auch das Erkennen und Lösen von Konflikten ist in internationalen virtuellen Teams viel schwieriger. Der Teamleiter muss daher dementsprechend sensibilisiert sein und wissen, welche Fragen er seinen Teammitgliedern wie stellen muss, um herauszufinden, ob etwas unter der Oberfläche brodelt. Dazu braucht er den Respekt und das Vertrauen aller Teammitglieder, was im virtuellen Raum ebenfalls nicht ganz so einfach schwer zu erlangen ist.
  
  
• Die Vermittlung gemeinsamer Ziele erfordert ebenso besondere Anstrengungen seitens des Teamleiters, da sie weniger leicht umzusetzen sind als vor Ort. In jedem Unternehmen gibt es zudem Prozesse, die eingehalten werden müssen. In internationalen virtuellen Teams muss der Teamleiter dafür sorgen, dass diese an den einzelnen Standorten funktionieren. Dies ist jedoch oft nicht möglich, da nicht jedes Teammitglied an seinem Standort die gleichen Ressourcen zur Verfügung hat oder zumindest kulturspezifische Anpassungen notwendig sind.
  
  
• Fehlende Möglichkeiten zur informellen und zwischenmenschlichen Kommunikation kann bei Teammitgliedern zu Enttäuschungen und im Extremfall zu einem Gefühl der völligen Isolation mit entsprechendem Motivationsverlust führen.
  
  
• Auch wenn kulturell geprägte Erwartungen nicht erfüllt werden, die Kommunikation unklar ist, die eigene Arbeitsweise nicht geschätzt wird oder man nach der „Arbeit“ ständig an virtuellen Meetings teilnehmen muss, kann schnell Frustration entstehen. Hier muss der Teamleiter immer wieder gegensteuern und dafür sorgen, dass die Mitglieder internationaler virtueller Teams und ihre beruflichen wie auch persönlichen Ziele trotz Virtualität sichtbar werden.
  

Viele der oben genannten Herausforderungen für internationale virtuelle Teams können jedoch gut gemeistert oder auch umgangen werden, indem man als Team-Leiter bestimmte Punkte beachtet:

Kick-off-Meeting für internationale virtuelle Teams

Wenn Sie virtuelle Meetings oder Workshops organisieren müssen, an denen Menschen aus verschiedenen Kulturen beteiligt sind, die sich noch nicht kennen, ist ein Kick-off-Meeting eine gute Idee.

Es ist hilfreich, wenn sich die Teammitglieder beziehungsweise Partner gegenseitig kennenlernen, denn kulturelle Vorurteile und interkulturelle Unterschiede werden oft unterschätzt, vor allem in einem multinationalen virtuellen Team.

Hierfür muss im Kick-off-Meeting ausreichend Zeit eingeplant werden, damit sich die Teammitglieder einen Eindruck voneinander verschaffen und ein erstes Vertrauen aufbauen können. Dies hilft ihnen auch zu erkennen, dass ihre Kollegen „reale Menschen“ sind und schwächt die vor allem zu Beginn vorhandene Illusion, nur „mit einem Bildschirm zu reden“.

Das Kick-off-Meeting in einem internationalen virtuellen Team sollte zudem auch Ziele, Rollen, Erwartungen und gemeinsame Prozesse für die Zusammenarbeit klären.

Kein E-Mail-Ping-Pong in internationalen virtuellen Teams

Bei der E-Mail-Kommunikation sollte das berühmte „Mail-Pingpong“ definitiv vermieden werden. Das bedeutet, dass nur die Personen in cc gesetzt werden, die auch wirklich betroffen sind. Andernfalls sind die übrigen Teammitglieder überlastet und kommen mit dem Beantworten der E-Mails nicht hinterher, was wiederum ein Auslöser für Konflikte sein kann. Idealerweise sollte ein guter Mittelweg gefunden werden, bei dem alle Team-Mitglieder sich gut informiert fühlen, auch wenn nicht jeder in jeden Kommunikationsstrang eingebunden ist.

Geben Sie Mitarbeitern ein Gefühl der Verbundenheit

Vergessen Sie nie, sich ein paar Minuten Zeit für Smalltalk zu nehmen, und ermutigen Sie virtuelle multinationale Teammitglieder, ihre neuesten Nachrichten mitzuteilen. Da sie aus unterschiedlichen Kulturen kommen, sollten Sie sie nicht dazu drängen, über Themen zu sprechen, die in ihrer Kultur als unpassend empfunden werden könnten. Lassen Sie ihnen einfach die Freiheit und ermutigen Sie sie, ihre Lieblingsthemen zu wählen, um eine Verbindung zu ihrem Team aufzubauen.

Um den Mangel an persönlichen Kontakten zu kompensieren, ist es immer hilfreich, zwanglose Treffen zu organisieren oder Zeitfenster für private Gespräche anzubieten. Planen Sie als virtuelle Führungskraft inoffizielle Treffen für das gesamte Team ein, um Vertrauen aufzubauen und sich gegenseitig besser kennenzulernen.

Initiativen wie „Lasst uns zusammen einen Kaffee trinken!“ oder „Wählt ein paar Bilder aus, um eure Kultur vorzustellen!“ bieten immer gute Gelegenheiten, eine privatere Kommunikation zu eröffnen.

Sorgen Sie dafür, dass sich internationale Mitarbeiter gehört und respektiert fühlen

Jedes Teammitglied sollte einen garantierten Raum haben, um seine Gedanken und Erkenntnisse mitzuteilen. Die Kommunikationsstile unterscheiden sich von Kultur zu Kultur, und Online-Kommunikationsmittel verschärfen manchmal die kulturübergreifenden Unterschiede.

Teammitglieder aus direkten Kulturen brauchen keine besondere Einladung, um ihre Meinung zu äußern. Mitarbeiter aus indirekten Kulturen hingegen warten oft darauf, dass sie ermutigt und dazu eingeladen werden, ihre Kommentare abzugeben.

Setzen Sie klare und messbare Ziele für internationale virtuelle Teammitglieder

Wenn Teammitglieder von zu Hause aus arbeiten, ist eine klare Vorstellung davon, was wie zu tun ist, der Schlüssel für ihr Engagement und ihre Leistung. Virtuelle Führungskräfte sollten sich deshalb über ihre Kommunikationsstrategien im Klaren sein und Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Fristen genau festlegen.

Seien Sie eine Führungskraft, die Anerkennung und Wertschätzung zeigt

Im Allgemeinen vermissen die Mitarbeiter oft Wertschätzung und Anerkennung. Unternehmen und Führungskräfte kümmern sich oft um Misserfolge und heiße Eisen. Wenn alles gut läuft, vernachlässigen sie die Gelegenheit, ihre Anerkennung und Wertschätzung zu zeigen. Ein einfaches und kurzes „Danke!“ per E-Mail wirkt Wunder und verteilt eine Menge positiver Energie, damit alle weiterhin ihr Bestes geben.